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Entenda a importância de um cadastramento de clientes eficiente


07/02/2017 | 0 Comentários | por Decisão

Um dos fatores mais relevantes para o sucesso de um negócio é saber se relacionar bem com seus clientes e fidelizá-los. Apesar de o conselho ser clichê, é um assunto que merece destaque, visto que muitas empresas negligenciam essa questão. Prova disso é o grande número de casos em que o cadastramento de clientes não possui as informações completas ou adequadas.

No artigo de hoje, vamos falar sobre a importância desse registro e como ele pode ser aprimorado, contribuindo para que os resultados sejam melhorados. Confira!

Por que o cadastramento de clientes é tão importante em uma empresa?

É por meio desse registro de clientes que os setores podem buscar informações importantes a respeito de cada cliente, o que ajuda a criar um perfil, facilitar a comunicação e tomar decisões mais acertadas — tornando os processos de vendas, marketing e cobrança mais eficazes, por exemplo.

Sendo assim, é importante ter um cadastro uniforme e completo, pois são essas informações que orientarão a assessoria de cobrança sobre qual será a forma de contato mais adequada, por exemplo.

Quais são as consequências de manter uma base de dados incompleta?

Infelizmente, alguns colaboradores negligenciam algumas informações importantes no momento de fazer o cadastro — como no caso de um vendedor que busca encerrar o pedido rapidamente e acaba preenchendo apenas os dados necessários para finalizar a venda. Todavia, apesar de parecer mais ágil, essa atitude prejudica os processos e resultados posteriormente. Veja alguns exemplos:

Retrabalhos

Quando uma informação deixa de ser incluída no cadastro ou é registrada de forma equivocada e, posteriormente passa a ser necessária, gera uma demanda de retrabalho. Ou seja, um colaborador precisa dedicar um tempo em sua rotina para que a correção seja feita. O que não seria necessário se tudo fosse feito da forma adequada na primeira vez.

Demora em finalizar o processo

A falta de determinada informação e o tempo que é necessário para que o colaborador a consiga e insira no sistema, faz com que o pedido fique parado, atrasando o processo. Isso aumenta o risco de atrasos e gera insatisfação nos clientes.

Perda de produtividade

Com o retrabalho necessário para ajustar o cadastro, o tempo que o colaborador dedica para essa atividade, poderia ser utilizado em outra tarefa, que agregue mais valor ao resultado, por exemplo. Com isso, todo o setor perde em produtividade.

Serviço de cobrança ineficaz

Além dos problemas relacionados à vendas e marketing, existe outra questão igualmente importante: a cobrança de clientes inadimplentes. Se os dados de contato não estiverem atualizados ou corretos, torna-se praticamente impossível estabelecer uma comunicação e informar a respeito do débito pendente — o que, por consequência, afeta a saúde financeira do negócio.

Custos elevados

Com todas essas consequências negativas, surge também outro problema: custos maiores do que o necessário para garantir o funcionamento das atividades. Eles se elevam em decorrência do retrabalho, da falta de agilidade nos processos e pela ineficiência no relacionamento com os clientes, por exemplo.

Como o cadastro pode ser feito de forma eficiente?

Para um cadastramento de clientes eficiente, é necessário considerar algumas questões importantes, como o fato de que todos os dados devem ser preenchidos. Porém, vai muito além disso. Confira, a seguir, algumas dicas que podem ser seguidas:

Planeje o cadastro

O primeiro passo para criar e manter um cadastro eficiente é planejar como ele será feito e quais informações precisam estar contidas nele. Comece pelo básico, como:

  • Nome;

  • RG;

  • CPF;

  • Endereço completo;

  • Telefones (fixo e celular);

  • E-mail.

Depois veja quais informações precisam ser acrescentadas, que terão relevância para a tomada de decisões. Só é necessário ter o cuidado para não deixar o formulário muito extenso a princípio, pois a demora para preenchê-lo pode gerar impaciência nos clientes.

Determine um padrão de registro das informações

Esse padrão é importante para que o cadastramento de clientes seja uniforme. Isso é importante, principalmente, na criação de relatórios para análise e consulta de informações. Por exemplo: o nome de um bairro cadastrado de 3 formas diferentes afeta uma análise, visto que no relatório a tendência é utilizar somente a grafia correta para fazer a busca.

Faça uma revisão dos dados existentes

Se já existe uma base de dados, o ideal é revisá-la, analisando quais alterações precisam ser feitas, incluindo a padronização no cadastro e a verificação se os dados registrados estão atualizados. Esse saneamento é importante para que tanto as informações dos novos clientes, quanto a dos mais antigos estejam de acordo com os requisitos definidos.

Além disso, essa ação ajuda a identificar quais clientes estão ativos e inativos, redirecionando melhor o tipo de ação que será tomada.

Treine a equipe de colaboradores

É importante conscientizar a equipe a respeito do cadastro correto e a importância de preencher todos os dados necessários, informando sobre as consequências desse trabalho não ser realizado como esperado.

Também vale a pena consultar os colaboradores a respeito da definição dos dados do cadastro e se existe alguma informação que pode ser acrescentada. Isso vale para a equipe de cadastro, vendas, marketing e até mesmo a assessoria de cobrança. Como são essas pessoas que lidam com esse registro diariamente, elas saberão melhor o que é necessário manter no formulário.

Mantenha a base de dados atualizada

Essa é uma questão muito relevante para um cadastro eficiente. Mesmo que os registros sejam feitos conforme o planejado, se a base de dados não for atualizada com certa frequência, os mesmos problemas surgem. Imagine um serviço de cobrança tentando contato com o devedor por telefone ou carta, mas com os dados no sistema desatualizados. Isso também serve para a equipe de marketing, por exemplo: a comunicação se torna impossível.

Criar e manter um cadastramento de clientes eficiente é fundamental para que os setores consigam se comunicar de forma adequada com cada um deles. Além de ser relevante, para o levantamento de informações necessárias para elaborar um planejamento mais acertado — seja ele comercial, de divulgação, ou cobrança.

O artigo de hoje esclareceu suas dúvidas a respeito do cadastramento de clientes? Então aproveite para baixar gratuitamente o nosso e-book Guia rápido de organização e gestão de atividades de escritórios de cobranças!

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